No todas las salas de reuniones son iguales, todo depende del tipo de empresa en la que se encuentre. Aun así, el entorno donde se desarrolla una reunión es muy importante, ya que es el espacio donde se suelen tomar las decisiones que pueden determinar el rumbo de una empresa y además es la primera impresión que se llevarán los asistentes. Por ello, una sala de reuniones debe proyectar profesionalidad, calidad, pero también seriedad.
Desde Carpel te explicamos que elementos esenciales debe contener la sala de reuniones de tu oficina para que cause una buena impresión a tus clientes.
Elementos imprescindibles en una sala de reuniones
Hay una serie de elementos que tu sala de reuniones debe contener para causar buena impresión y transmitir la imagen de la marca al instante:
Buena ubicación
Si dispones de suficiente espacio en tu oficina para colocar una sala de reuniones, esta debe estar muy bien ubicada. Es recomendable que esté cerca la puerta de entrada, con una buena visibilidad y con grandes ventanales para que entre buena luz natural. Es muy importante que los clientes que traigas a tu oficina no tengan que pasar por medio de todas las mesas de los trabajadores, los baños, la cocina o espacios de este tipo para qué la visita a tu oficina sea lo más agradable posible.
Mobiliario ergonómico
La comodidad en una sala de reuniones es imprescindible para la experiencia de tus clientes. Debes equipar esta sala con las mejores sillas ergonómicas y mesas nuevas, que vayan en concordancia con la imagen general de tu empresa o marca. Tener sillas ergonómicas en la sala hará que puedas estar largos momentos sin necesidad de cambiar de postura o levantarte. Además, no sufrirás ningún tipo de dolor muscular si usas mobiliario que se adapte fácilmente a tu postura.
Con las mesas ocurre prácticamente lo mismo, pero esta, además, debe guardar un equilibrio entre la estética, la comodidad y la experiencia al usarse. En Carpel disponemos de un catálogo completo de mobiliario ergonómico con el que podrás equipar tu sala de reuniones a tu gusto y con la máxima comodidad.
Una pizarra digital
Contar con una pizarra digital te permitirá mostrar contenidos audiovisuales si lo necesitas, además de dar una imagen más profesional de tu lugar de trabajo. Esta te permitirá hablar, trabajar y comentar documentos al mismo tiempo, mostrar los proyecto que estáis llevando a cabo en la empresa o que el cliente te proponga los suyos. Tener una pizarra digital en tu sala de reuniones es símbolo de que tu empresa se adapta siempre a las nuevas tecnologías, además que te facilitarán mucho el trabajo a la hora de vender un producto o servicio al cliente.
Conexión Wifi
Actualmente, que tu sala de reuniones contenga conexión a internet es completamente esencial, sobre todo si también utilizas pizarras digitales para mostrar los contenidos. Además, el cliente debe tener la libertad de conectarse al wifi de la sala sin necesidad de usar el de toda la empresa, ya que este puede llegar a colapsarse de la cantidad de usuarios que lo están usando.
Unos de los detalles que se valora mucho es ofrecer la contraseña al cliente en cuento entre para que pueda utilizar sus dispositivos tecnológicos durante la reunión y siempre que lo necesite. Asegúrate de que sea fácil para no tener que ponerla 4 o 5 veces.
Equipo de sonido
Contar con un equipo de audio ayuda a la proyección de materiales audiovisuales en la sala de reuniones, por ello es importante tener unos buenos altavoces y quizás algún micrófono para que todos los miembros de la sala puedan escuchar lo que dice la persona que presenta. Con este equipo se garantiza que todos los asistentes a la reunión sean receptores de lo que se quiere comunicar.
No hay que olvidar que el equipo de sonido va de la mano de la acústica de la sala. Esta no debe contener ningún tipo de interrupción por ruidos externos.
Climatización
Otro punto muy interesantees la climatización de la sala. No deben estar ni muy fría ni muy calurosa. Por eso desde Carpel te recomendamos que la sala de reunión tenga un sistema de climatización independiente para poder regular únicamente ese espacio a tu gusto o al gusto de tus clientes. De esta forma se garantiza que el ambiente sea confortable y pueda adaptarse a cada una de las reuniones que realices.
Cómo dar una buena impresión
Es importante causar buena impresión desde el principio a tus clientes. Lo puedes hacer cuidando los detalles más simples y pequeños como por ejemplo contar con un ordenador, la documentación necesaria para la reunión, vasos de agua, servicio de café, bolígrafos y papel. Si dispones de estos elementos antes de comenzar la reunión, evitarás encontrarte en situaciones incómodas, como por ejemplo tener que salir de la sala para buscar algo que necesites en ese momento. Es mejor tenerlo todo preparado desde principio.
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También tendrás que tener en cuentasi el cliente tiene que mostrar algo en el proyector, tenerlo preparado por si acaso. Asimismo, te recomendamos hacer comunicación de marca y colocar alguna carpeta o material de oficina donde aparezca el logo de tu marca. De esta forma incrementarás la sensación de que el cliente está delante de una empresa fuerte, profesional y bien organizada.
Si necesitas renovar tu mobiliario de oficina para tu sala de reuniones, no dudes en visitar el catálogo de mobiliario ergonómico de Carpel o contactar con nuestro equipo pinchando aquí.
